Порядок доставки обязательных экземпляров

ПОЛОЖЕНИЕ

 

о порядке доставки в Президентскую библиотеку обязательных экземпляров электронных изданий

 

 

1. Общая часть

 

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок доставки обязательных экземпляров электронных изданий в ФГБУ «Президентская библиотека имени Б.Н.Ельцина» (далее – Президентская библиотека) в соответствии с п. 3 ст. 13 ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

1.2. Доставке в Президентскую библиотеку в порядке, предусмотренном настоящим положением, подлежат обязательные экземпляры электронных изданий, выпущенных в свет (созданных, опубликованных или размещённых в сети Интернет) в день либо после вступления ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 26.03.2008 года № 28-ФЗ.

1.3. Электронными изданиями являются документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях.

1.4. Доставке в Президентскую библиотеку подлежат следующие документы:

  • обязательные экземпляры всех без исключений электронных изданий;
  • комбинированные документы, в состав которых входят электронные издания;
  • документы, обладающие одновременно признаками электронных изданий и баз данных.

1.5. Не подлежат доставке в Президентскую библиотеку следующие документы:

  • документы, содержащие личную и (или) семейную тайну;
  • документы, содержащие государственную, служебную и (или) коммерческую тайну;
  • документы, созданные в единичном исполнении;
  • архивные документы (материалы) (за исключением документов, передаваемых на хранение в архивные учреждения в соответствии со статьями 12, 18 и 19 Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов»);
  • электронные документы, распространяемые исключительно в сетевом режиме, за исключением сети Интернет;
  • управленческая и техническая документация (формуляры, инструкции по эксплуатации, бланочная продукция, альбомы форм учетной и отчетной документации).

1.6. Доставке в Президентскую библиотеку подлежат электронные издания, если они отвечают одному или нескольким из нижеуказанных условий, а именно электронное издание:

  • создано на территории Российской Федерации;
  • опубликовано на территории Российской Федерации;
  • создано гражданином (гражданами) Российской Федерации;
  • создано юридическим лицом, зарегистрированным в Российской Федерации;
  • размещено в сети Интернет на сайтах российских организаций и граждан.

1.7. Электронные издания, не соответствующие условиям, указанным в п. 1.2 и п. 1.6 настоящего положения, могут предоставляться в Президентскую библиотеку по инициативе производителей документов либо иных лиц-правообладателей электронных изданий.

1.8. Настоящее положение не распространяется на правоотношения органов государственной и муниципальной власти, библиотек, музеев и архивных учреждений с Президентской библиотекой, возникающие по вопросам доставки электронных изданий по межбиблиотечному абонементу, а также по вопросам передачи электронных изданий из фондов вышеуказанных организаций в фонды Президентской библиотеки, за исключением случаев, когда вышеуказанные органы власти и организации являются производителями передаваемых Президентской библиотеке электронных изданий.

 

2. Доставка обязательного экземпляра электронного издания

 

2.1. Производители документов в тридцатидневный срок со дня создания электронного издания доставляют в Президентскую библиотеку обязательный экземпляр электронного издания.

В случае неопределенности даты создания электронного издания вышеуказанный срок исчисляется со дня размещения электронного издания в сети Интернет либо со дня выпуска первой партии носителей электронного издания (из двух дат для исчисления срока применяется дата события, произошедшего ранее другого).

Обязательные экземпляры электронных изданий, созданных в период со дня вступления ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 26.03.2008 года № 28-ФЗ до дня утверждения настоящего Положения, доставляются производителями документов в Президентскую библиотеку в шестимесячный срок со дня утверждения настоящего Положения.

2.2. Обязательный экземпляр электронного издания доставляется производителями документов по почте ценной бандеролью с уведомлением о вручении либо непосредственно (нарочным) в Президентскую библиотеку имени Б.Н. Ельцина по адресу: 190000, Санкт-Петербург, Сенатская площадь, дом 3.

2.3. Обязательный экземпляр электронного издания считается доставленным в день получения Президентской библиотекой ценной бандероли, в которой он находится, либо в день передачи обязательного экземпляра электронного издания непосредственно производителем документов или его представителем (курьером) в Президентскую библиотеку при наличии письма-подтверждения, предоставляемого в порядке, предусмотренном п. 4.13 настоящего Положения.

2.4. Обязательный экземпляр электронного издания доставляется в Президентскую библиотеку имени Б.Н. Ельцина на носителе информации, соответствующем единице учёта электронных изданий в библиотечном фонде, установленной п. 4.6.1 Инструкции об учёте библиотечного фонда, утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 02.12.1998 года № 590, т.е. на оптическом диске (CD-ROM, DVD-ROM и мультимедиа).

2.5. Оптический диск или несколько дисков должны быть упакованы в пластиковую коробку, на которую наносится следующая информация об электронном издании: наименование электронного издания, наименование производителя электронного издания, дата создания электронного диска, номер версии при наличии.

2.6. К оптическому диску производители документов прилагают ведомость сдачи обязательного экземпляра электронного издания (форма 1-ВС), подписанную производителем электронного издания.

 

3. Приём обязательных экземпляров электронных изданий

 

3.1. Поступившие в Президентскую библиотеку ценные бандероли с обязательными экземплярами электронных изданий вскрываются работниками отдела секретариата и делопроизводства в день их поступления.

3.2. Содержимое ценной бандероли проверяется сотрудниками отдела секретариата и делопроизводства визуальным способом на соответствие требованиям, предусмотренным п. 2.4-2.6 настоящего Положения.

В случае отсутствия в ценной бандероли ведомости сдачи либо отсутствии подписи производителя документа на ведомости сдачи, а также отсутствии оптического диска (даже при наличии других носителей информации), сотрудниками секретариата и делопроизводства составляется соответствующий акт и поступившая в Президентскую библиотеку ценная бандероль регистрируется с отметкой о составлении соответствующего акта.

3.3. После составления акта о несоответствии содержимого ценной бандероли требованиям, предусмотренным п. 2.4-2.6 настоящего Положения, содержимое ценной бандероли направляется обратно отправителю заказным письмом либо заказной бандеролью с соответствующим сопроводительным письмом. При этом конверт (упаковка) поступившей ценной бандероли подшивается к акту и остаётся на хранении в отделе секретариата и делопроизводства в соответствии со сроками хранения.

3.4. В случае поступления обязательного экземпляра электронного издания заказной бандеролью или в иной форме почтовой корреспонденции (за исключением электронной почты) проверка и регистрация содержимого производится в общем вышеуказанном порядке.

3.5. Регистрация поступивших в Президентскую библиотеку обязательных экземпляров электронных изданий производится сотрудниками отдела секретариата и делопроизводства путём внесения соответствующей информации в журнал регистрации и учёта обязательных экземпляров электронных изданий (форма 2) с присвоением соответствующего номера и простановки даты регистрации. При этом на ведомости сдачи обязательного экземпляра электронного издания в правом нижнем углу лицевой страницы проставляется соответствующий регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата регистрации.

3.6. При непосредственном предоставлении обязательного экземпляра электронного издания в Президентскую библиотеку имени Б.Н. Ельцина (нарочным) приём дисков и ведомостей сдачи от производителей документов либо их представителей (курьеров) производят сотрудники отдела секретариата и делопроизводства в рабочие дни (с 09:00 до 12:00 и с 14:00 до 18:00) в главном холле Президентской библиотеки по адресу: 190000, Санкт-Петербург, Сенатская площадь, дом 3.

3.7. Сотрудник отдела секретариата и делопроизводства производит визуальной осмотр представляемого носителя обязательного экземпляра электронного издания и ведомости сдачи и в случае их несоответствия требованиям, предусмотренным п. 2.4-2.6 настоящего Положения, отказывает в их приёме и регистрации.

3.8. По требованию производителя документов или его представителя (курьера) сотрудник отдела секретариата и делопроизводства предоставляет ему справку (ф. 2Э) об отказе в приёме обязательного экземпляра электронного издания с указанием соответствующей причины.

3.9. Соответствующий требованиям, предусмотренным п. 2.4-2.6 настоящего Положения, обязательный экземпляр электронного издания, полученный непосредственно от производителя документов или его представителя (курьера) регистрируется сотрудником отдела секретариата и делопроизводства в порядке, предусмотренном п. 3.5 настоящего Положения.

При этом дополнительно проставляется регистрационный штамп на копии ведомости сдачи обязательного экземпляра электронного издания, которая передаётся производителю документов или его представителю (курьеру).

 

4. Учёт обязательных экземпляров электронных изданий

 

4.1. Зарегистрированная ведомость сдачи вместе с носителем обязательного экземпляра электронного издания передаётся из отдела секретариата и делопроизводства в отдел хранения фондов на материальных носителях (ответственному за делопроизводство) не позднее рабочего дня, следующего за днём его поступления.

4.2. В отделе секретариата и делопроизводства на хранении остаётся копия ведомости сдачи обязательного экземпляра электронного издания.

4.3. Передача обязательного экземпляра электронного издания оформляется путём внесения соответствующей записи в автоматизированную систему «Делопроизводство» и фиксируется проставлением подписей ответственных сотрудников передающего и получающего структурных подразделений Президентской библиотеки в соответствующих бланках расписки.

4.4. Отдел хранения фондов на материальных носителях проводит проверку поступившего обязательного экземпляра электронного издания в течение пяти рабочих дней.

4.5. В ходе проверки при возникновении технических и иных сложностей с чтением носителя обязательного экземпляра электронного издания сотрудники отдела хранения фондов на материальных носителях связываются с производителем электронного издания по телефону, факсу или электронной почте и выясняют причины возникших неполадок и способы их устранения. В случае необходимости производители электронных изданий предоставляют сотрудникам Президентской библиотеки инструкции по пользованию электронным изданием, а также иные разъяснения по возникшим вопросам.

4.6. Если в результате проверки выяснится, что электронное издание невозможно открыть или прочитать ввиду какой-либо технической неисправности (брака) носителя электронного издания или самого электронного издания, то данный дефектный обязательный экземпляр в соответствии с п. 1 ст. 6 ФЗ « Об обязательном экземпляре» заменяется производителем документов путём предоставления дополнительной копии электронного издания в следующем порядке.

По запросу Президентской библиотеки производитель электронного издания предоставляет дополнительную копию электронного издания не позднее одного месяца со дня направления ему соответствующего запроса по электронной почте на адрес, указанный в ведомости сдачи. В случае отсутствия адреса электронной почты в ведомости сдачи запрос направляется по факсу на номер, указанный в ведомости сдачи. При отсутствии адреса электронной почты и номера факса запрос направляется по почте заказным письмом с уведомлением по адресу, указанному в ведомости сдачи.

4.7. Производители электронных изданий предоставляют дополнительную копию электронного издания непосредственно в Президентскую библиотеку либо направляют по почте ценным письмом. К дополнительной копии электронного издания производители электронного издания прилагают сопроводительное письмо с указанием данных ведомости сдачи обязательного экземпляра, ранее предоставленной в библиотеку.

4.8. К дополнительной копии электронного издания применяются требования, предусмотренные настоящим положением к основному экземпляру электронного издания, за исключением ведомости сдачи, которая к дополнительной копии электронного экземпляра не составляется.

4.9. Поступившее сопроводительное письмо вместе с дополнительной копией электронного экземпляра регистрируется и передаётся в отдел хранения фондов на материальных носителях в порядке, предусмотренном настоящим положением для обязательного экземпляра электронного издания.

4.10. Дополнительная копия электронного издания проходит проверку в том же порядке, что и обязательный экземпляр электронного издания. В случае возникновения сложностей с прочтением дополнительной копии электронного издания производителю электронного издания направляется письмо о невозможности прочтения обязательного экземпляра и дополнительной копии электронного издания, в связи с чем обязанность производителя электронного издания, предусмотренная п. 3 ст. 13 ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», считается неисполненной. Вместе с письмом производителю электронного издания возвращаются нечитаемые носители обязательного экземпляра и дополнительной копии электронного издания, представленные им ранее в Президентскую библиотеку. Постановка на учёт электронного издания в этом случае не производится.

4.11. Производитель электронного издания обязан после получения письма, указанного в п. 4.6, 4.10 настоящего положения, принять меры для устранения технических неисправностей носителя или электронного издания и повторно доставить обязательный экземпляр электронного издания в Президентскую библиотеку в течение одного месяца со дня получения вышеуказанного письма.

4.12. В случае невозможности устранения технических неисправностей или отказа производителя от дальнейшей доработки электронного издания он уведомляет об этом Президентскую библиотеку соответствующим заказным письмом, направляемым по почте в срок, предусмотренный п. 4.11 настоящего Положения.

4.13. В случае успешного прочтения обязательного экземпляра электронного издания или его дополнительной копии отдел хранения фондов на материальных носителях ставит на учёт для постоянного хранения электронное издание: присваивает ему инвентарный номер, маркирует его материальный носитель в соответствии с требованиями, предусмотренными Инструкцией об учёте библиотечного фонда, утв. Приказом Министерства культуры РФ от 02.12.1998 года № 590, и размещает электронное издание в фондах Президентской библиотеки.

Одновременно в целях реализации права производителя электронного издания, предусмотренного ст. 16 ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», в его адрес направляется письмо – подтверждение доставки обязательного экземпляра, являющееся единственным доказательством надлежащего исполнения производителем электронного издания требования, предусмотренного п. 3 ст. 13 ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

При этом обязанность производителя электронного документа считается исполненной в день поступления обязательного экземпляра электронного издания в Президентскую библиотеку при наличии соответствующего письма-подтверждения.

4.14. Носители ранее предоставленных дефектных обязательных экземпляров подлежат уничтожению по истечении месяца со дня постановки обязательного экземпляра электронного издания на учёт для постоянного хранения либо возвращаются производителям, если соответствующее требование поступит от них в течение месяца со дня постановки обязательного экземпляра электронного издания на учёт для постоянного хранения.

4.15. В течение месяца со дня постановки электронного издания на учёт для постоянного хранения Президентская библиотека по собственному усмотрению принимает решение о размещении либо об отказе от размещения копии электронного издания на сайте Президентской библиотеки в сети Интернет с учётом наличия или отсутствия согласия производителя электронного издания, выраженного в ведомости сдачи, на первую публикацию либо на размещение копии обязательного экземпляра своего электронного издания на сайте Президентской библиотеки.

4.16. В день постановки электронного издания на учёт для постоянного хранения отдел хранения фондов на материальных носителях направляет в бухгалтерию ведомость сдачи обязательного экземпляра электронного издания для постановки учётной единицы на бухгалтерский учёт.

4.17. Бухгалтерия осуществляет постановку учётной единицы электронного издания на бухгалтерский учёт в течение двух рабочих дней, после чего возвращает для постоянного хранения в отдел хранения фондов на материальных носителях ведомость сдачи обязательного экземпляра электронного издания.

 

Бланк ведомости сдачи обязательного федерального экземпляра электронного издания.
Скачать PDF      Скачать DOC